規章制度
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診所式法律教學和研究中心檔案管理制度

第一條 診所式法律教學和研究中心檔案依本制度進行管理。

第二條 診所式法律教學和研究中心需管理的檔案包括但不限于:

1.各期學生的個人資料、學習情況;

2.課堂記錄;

3.各期學生的作業;

4.學生辦案的案卷材料等。

上述檔案需要制作表格進行登記的,應當分別制成表格以便管理。

第三條檔案管理人員負責檔案的整理、歸類、收存,需要查閱檔案的須向管理人員登記。

第四條各期診所學生的個人資料應于各學期初發放表格供學生登記;各學期末,將學生個人總結與課堂記錄、辦案資料等相結合,形成各期診所學生的個人學習情況記錄,并依此為每期學員制作相關檔案,評定個人成績。

第五條課堂記錄應為各期學生在同一筆記本上所作的連續的、書面的課堂實錄,由各小組輪流進行。如需要也應另行制成電子版。內容應盡量詳盡,包括但不限于:案件進展情況的匯報、分析,所安排的課堂教學、討論內容,等等。

第六條各期學生的作業應制作成電子版本,以便保存。按學期歸存于文件夾,每次作業分別存為一個電子文檔。文件夾標題須標明為哪一期學生,文檔標題須標明作業為當期哪一周及其主要內容,以便檢索。作業以小組為單位完成的,須在作業中標注小組;作業以學生個人為單位完成的,須在作業中標明完成人,以便評定成績。作業由教師做出點評的,應在作業后附點評內容。作業有書面版本、且需要收存的,也應歸檔。

第七條學生辦案的案卷材料應于結案后30日內,由承辦案件的小組負責整理、提交,檔案管理負責人應于10日內審核完畢。要求補充材料的,應退回承辦小組或要求提交其他材料,補充材料期限為15日。審核合格的,即登記歸檔。

第八條學生辦案后應提交歸檔的案卷材料應當全面、完整,并且應全部制作成打印文本。

案卷材料應當是辦案過程中形成的全部材料,包括但不限于:

1.接案(或咨詢)記錄。

1)當事人電話咨詢的,應當及時在電話咨詢記錄表上記錄下咨詢時間、所咨詢內容以及為當事人提供的法律答復;

2)當事人來信咨詢或網絡咨詢的,應當將所收函件及所回復信函的備份歸檔;

3)當事人來訪的,應填寫“來訪人員登記表”,制作好符合標準的談話筆錄,接待人員和當事人應簽名。

2.代理部分的材料

1)委托代理協議;

2)授權委托書;

3)承辦小組制作的案情簡介;

4)承辦小組的討論記錄、計劃、方案等;

5)指導教師的意見;

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